Publicada en

¿Qué es Asana y por qué utilizarla en tu organización?

Hoy en día cualquier startup y organización requieren de aplicaciones productivas como Evernote o Dropbox para ser más eficientes, trabajar en equipo y mantener al staff conectado y sincronizado, por eso hoy hablaremos de “Asana“, una aplicación para web y dispositivos móviles que comienza a recibir mayor atención.


¿Quién está detrás de Asana?

Asana fue creada en Febrero de 2009 por Dustin Moskovitz (Co-Fundador de Facebook) y Justin Rosenstein (Tech Lead en Facebook y Product Manager en Google).

Actualmente con un equipo de más de 100 personas y desde sus oficinas en San Francisco, Nueva York, y Dublín, Asana brinda sus servicios bajo el lema: “The modern way to work together” (“La forma moderna de trabajar juntos”).

La nueva imagen de Asana fue presentada el día 30 de Septiembre de 2015, este cambio está encaminado a facilitar las tareas de seguimiento y cumplimiento de los objetivos.

Video presentación de la nueva imagen de Asana:


¿Qué es Asana?

Asana es una grandiosa herramienta de gestión de tareas y proyectos, permite a los equipos compartir, planificar, organizar, y seguir el progreso de las tareas en las que cada miembro está trabajando. Asana es una aplicación web muy sencilla y fácil de utilizar, y sin duda una de las mejores herramientas de gestión de tareas que hemos visto hasta ahora.

Precios y Planes disponibles:

Asana ofrece un plan completamente Gratis que incluye lo siguiente:

  • Un máximo de 15 miembros en un equipo de trabajo
  • Tareas, proyectos, y conversaciones ilimitadas
  • Un escritorio básico.
Asana: Plan Gratuito

Los planes de pago bajo la modalidad Asana Premium son escalables a partir del número de usuarios que deseas incluir en tu equipo de trabajo. Los precios comienzan con el plan “5 miembros para un equipo de trabajo“:

  • Se incluyen todas las opciones del plan gratuito, más…
  • Función de privacidad en equipos y proyectos
  • Usuarios invitados (guests) ilimitados
  • Escritorios ilimitados
  • Posibilidad de exportar la información
  • Autenticación avanzada y administración centralizada.
Asana: Plan Premium

En Mvkoen te invitamos a utilizar Asana en tu organización y disfrutar de sus beneficios, es completamente gratis para un máximo de 15 miembros en un equipo de trabajo!


¿Cómo me registro en Asana?

Esta es la página principal de Asana, estás a pocos minutos de revolucionar la colaboración y el trabajo de los miembros de tu organización:

¿Qué es Asana y por qué utilizarla en tu organización?


Para comenzar a disfrutar de Asana, haz clic sobre el botón Get Started for FREE:

¿Qué es Asana y por qué utilizarla en tu organización?


Puedes registrarte con cualquier dirección de email; o bien, utiliza tu cuenta de Google. Asigna la contraseña de tu interés, cuando estés listo inicia el registro de tu cuneta con el botón “Sign Up”

¿Qué es Asana y por qué utilizarla en tu organización?


Se mostrará una ventana emergente que incluye un enlace al blog de la organización para conocer las nuevas características de Asana, para comenzar haz clic sobre el botón “Take It for a Spin“:

¿Qué es Asana y por qué utilizarla en tu organización?


¿Cómo crear un espacio de trabajo en Asana?

Ahora que te has registrado, lo primero que deberñas hacer es crear un espacio de trabajo (workspace). Un espacio de trabajo está formado por un conjunto de personas que colaboran en proyectos y tareas. Haz clic sobre tu avatar de usuario, sección “More“, opción “Create New Workspace“:

¿Qué es Asana y por qué utilizarla en tu organización?

Asigna un nombre a tu espacio de trabajo (por ejemplo: utiliza el nombre de tu organización o el nombre de tu equipo de trabajo). En el segundo de campo invita a tus compañeros de trabajo y miembros del proyecto. Para hacer esto, escribe un correo electrónico, o un grupo de direcciones para enviar el vínculo con la invitación de registro a Asana.com. Cuando estés listo haz clic sobre el botón “Create Workspace“:

¿Qué es Asana y por qué utilizarla en tu organización?


Ahora es el momento de comenzar a crear y asignar tareas. Para crear una tarea principal, escribe la tarea en la primera línea y luego añade dos puntos hasta el final, Asana automáticamente convertirá esa tarea como un “Encabezado Prioritario“:

¿Qué es Asana y por qué utilizarla en tu organización?


A continuación, comienza a añadir tareas. Para agregar una tarea, simplemente escribe la tarea en un fila nueva:

¿Qué es Asana y por qué utilizarla en tu organización?


Para añadir otra fila, pulsa “Enter” y escribe la siguiente tarea. Observa que se incluye una “casilla de verificación” la cual te permitirá marcar las tareas que ya has completado:

¿Qué es Asana y por qué utilizarla en tu organización?


Puedes expandir cada tarea para asignarla a miembros del grupo de trabajo, agregar una fecha de vencimiento, una descripción, asignar etiquetas, añadir archivos, marcar una tarea como completada, realizar un seguimiento de su actividad y progreso, escribir comentarios, etc.:

¿Qué es Asana y por qué utilizarla en tu organización?


¿Cómo crear un proyecto en Asana?

Asana también incluye un poderosa funcionalidad llamada “Proyectos “, ideal cuando deseas crear una lista única de tareas. Te sugiero utilizar los proyectos cuando sea necesario cumplir objetivos y compartir tareas con miembros específicos (disponible en Asana Premium). Para crear un proyecto ve al menú lateral izquierdo y haz clic sobre el icono “+” – Get started with a project:

¿Qué es Asana y por qué utilizarla en tu organización?


A continuación asigna un nombre al proyecto y escribe una descripción opcional. Las opciones de privacidad te permitirán compartir el proyecto con todos los miembros de un espacio de trabajo; o bien, selecciona la opción “Private” (disponible en Asana Premium) para mantener privado el proyecto y compartirlo con miembros específicos. Clic al botón “Create Project” cuando estés listo:

¿Qué es Asana y por qué utilizarla en tu organización?


Hay muchas otras características que hacen de los proyectos una herramienta asombrosa; como las conversaciones, el calendario, progreso de tareas, y archivos adjuntos:

¿Qué es Asana y por qué utilizarla en tu organización?


¿Cómo añadir usuarios invitados en Asana?

Es importante señalar que además de los miembros de un equipo de trabajo, es posible incluir usuarios “invitados” llamados “guests“, estos usuarios sólo tendrán acceso limitado a espacios de trabajo y/o proyectos.

Para añadir un usuario invitado a un espacio de trabajo ve a los ajustes generales. Escribe el email y un nombre opcional del invitado. Asegúrate de activar la casilla “Invite as Guest“. Cuando estés listo haz clic sobre el botón “Send Invite“:

¿Qué es Asana y por qué utilizarla en tu organización?

Para añadir un usuario invitado a un proyecto, selecciona el proyecto, haz clic sobre el enlace “Add” que se muestra debajo de tu avatar de usuario. Escribe el email de usuario y un nombre opcional. Asegúrate de activar la casilla “Invite as Guest“. Cuando estés listo clic al botón “Share this project“:

¿Qué es Asana y por qué utilizarla en tu organización?


Comentarios finales

En Mvkoen utilizamos Asana durante el desarrollo de todos nuestros proyectos, es especialmente útil para nosotros ya que nuestro staff se encuentra en distintas zonas geográficas. Con la colaboración de equipos podemos compartir información y retroalimentación, así como realizar el seguimiento correspondiente de los proyectos en cualquier momento. Asana también me ha permitido supervisar correctamente a los equipos de trabajo de Mvkoen.com, ya que Asana me brinda los datos suficientes para mantenerme informado del estado actual de cualquier tarea.

Si eres una persona acostumbrada a usar listas de tareas, o tu organización maneja múltiples proyectos, Asana resulta el aliado digital ideal. Si necesitas comunicarte con distintos miembros y equipos de trabajo, y requieres compartir datos, archivos, ideas, de un forma conveniente y eficiente, te darás cuenta que Asana es una aplicación sólida, flexible y fácil de usar con cualquier tipo de proyecto.

Lleva tu productividad a un nuevo nivel con Asana

25 comentarios en “¿Qué es Asana y por qué utilizarla en tu organización?

  1. MEN GUSTARIA SABER MAS DETALLADO COMO FUNCIONA ”ASANA”
    GRACIAS

  2. Excelente post. Nsootros lo usamos y es sumamente eficaz para el día a día.

  3. Quisiera tener esta aplicación en mi trabajo para organizar mejor mi trabajo, así como involucrar a otros compañeros. Gracias

    1. Hola @Lesbia,

      La aplicación se enfoca precisamente a mejorar la comunicación entre compañeros y equipos de trabajo, te sugiero probar gratis la aplicación para que la conozcas mejor 🙂 , un saludo!

  4. Está disponible en español?

    1. Hola @Miguel,

      Por el momento la aplicación web sólo está disponible en ingles. Un saludo!

  5. Hola, estoy en busca de una aplicación para proponerla en mi trabajo… he descargado “asana” y me parece muy amigable. Mis preguntas son:

    ¿Puede implementarse en un grupo de 15 personas divididos en áreas?
    ¿Que cantidad de archivos puede guardar en la nube?
    ¿Que tan seguro es usarla, proyectando a 5 años?

    Gracias anticipadas!

    1. Hola @Vale,

      Asana es una aplicación web que te permite tener hasta 100 miembros y crear distintos equipos/áreas, por el momento no hay un límite de almacenamiento – considera que ningún archivo a cargar en la plataforma puede exceder los 100MB. Cualquier duda o pregunta te sugiero contactar con el Soporte de Asana. Un saludo!

  6. Muchas gracias por la información compartida; gracias a ella tengo un poquito más claros algunos aspectos de Asana.
    Llevo un tiempo trasteando con Asana e intentando adaptarlo a metodología GTD y estoy contento del resultado.
    En cualquier caso, estaba acostumbrado a Toodledo y en esta otra herramienta se podía asignar un TIEMPO A CADA TAREA. Esto se me hace útil a hora de decidir qué hacer en un momento dado.
    Así, por lo que veo en Asana no hay esta opción; pero, quizás tú sepas de alguna solución para ello y que pueda asignar tiempos a cada tarea (no a los proyectos en sí mismos).
    Un saludo y gracias de antemano.
    Lorenzo

    1. Hola @Lorenzo,

      Asana ofrece soporte de “Due Dates” o fechas de vencimiento para indicar al staff cuándo deben atender una tarea, te sugiero revisar la documentación oficial “Due dates & due times“. Un saludo!

  7. Como recupero una cuenta que cree y ya no me aparece no recuerdo usuario y contraseña tampoco e podido crearla de nuevo

    1. Hola @Sofia, te sugiero contactar con el soporte técnico de Asana. Un saludo!

  8. Una pregunta, quiero usar ASANA para la institución en la cual trabajo, pero tenemos correos electrónicos institucionales; es posible realizar la invitación a esos correos???

    Son correos con dominio @msp.gob.ec

    Muchas gracias

    1. Por supuesto @Carlos 🙂 .

  9. Hola, queria saber si ya esta disponible en espanol y cual es la diferencia entre ASANA y Wunderlist (que si hay en espanol)

    gracias!

    1. Hola @barbara,

      Asana aún no soporta idiomas adicionales, pero existe una extensión de Chrome por ahí que se encarga de algunas traducciones. Personalmente considero que Asana es más estable que Wunderlist, y sigue siendo mi aplicación web preferida a la hora de desarrollar proyectos en equipos de trabajo 🙂 .

  10. Hola, me gustaría saber si Asana puede ponerle una fecha límite a todo un proyecto.
    Si se pueden ver los avances de los proyectos en general., para que no topen ningún proyecto y exista un control

    Gracias

    1. Hola @Tania,
      Por el momento no, ya que las “fechas límite” están enfocadas sólo a las “tareas” de cada proyecto. Un saludo!

  11. Vi un tutorial en español por que comentas que no esta disponible en español o me indiques como cambiar el idioma

    1. Hola,
      Un tutorial en español no es lo mismo a que la aplicación web soporte nativamente o este traducida al idioma español. Asana es una aplicación web exclusiva en idioma inglés. Existen métodos alternos y desarrollados por 3ros que pueden traducir algunos elementos (Google translator, extensiones para Chrome), todos son ajenos a Asana. Cualquier duda o pregunta te sugiero contactar al soporte de Asana en: https://asana.com/support

  12. Cuando estara disponible en español?

  13. […] Asana: Nos facilita la comunicación y colaboración con nuestro equipo. El objetivo de esta herramienta es mejorar la productividad de los empleados de nuestra organización. Con ella podemos desarrollar una lista de tareas y seguir la evolución de los distintos proyectos y miembros de la compañía. […]

  14. […] Asana: Nos facilita la comunicación y colaboración con nuestro equipo. El objetivo de esta herramienta es mejorar la productividad de los empleados de nuestra organización. Con ella podemos desarrollar una lista de tareas y seguir la evolución de los distintos proyectos y miembros de la compañía. […]

  15. En el caso de los invitados “Guest” no son tomados como miembros?
    Y de ser asi, ¿Hay un limite de Invitados que se pueden agregar?

    1. Los “invitados o guests” cuentan con permisos y actividad limitada, sólo las cuentas premium de Asana disfrutan de un número ilimitado de “guests“. Para obtener más información sobre Asana pueden revisar los siguientes enlaces:

      > Información General y Documentación Oficial
      > Planes, Precios de Asana, y Preguntas Frecuentes
      > Formulario de Contacto de Asana

Los comentarios están cerrados.